หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

ฝ่ายโรงภาพยนตร์

                1. แผนกธุรการ-การเงิน ทำหน้าที่

       - ดูแลรับผิดชอบการคีย์ประวัติพนักงานใหม่ จัดทำสรุปเงินเดือน

       - จัดทำสรุปบัญชีการเงิน รายได้ของสาขาและทำเอกสารส่งให้บัญชีส่วนกลาง

       - ดูแลงานด้านธุรการ งานสำนักงานทั่วไป และดูแลกฎระเบียบบริษัทของสาขา

                ปัญหาแผนกธุรการ-การเงิน

                     - มีพนักงานขาดประสบการณ์ในด้านการบัญชี

                     - ขาดทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์

                2. แผนกห้องฉาย ทำหน้าที่

      - ปฏิบัติงานดูแลการฉายภาพยนตร์ ตัดต่อฟิล์มภาพยนตร์

      - รักษาอุปกรณ์การฉายเพื่อทำให้การฉายภาพยนตร์เป็นไปอย่างราบรื่น

      - สร้างยอดขายให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด

                ปัญหาแผนกห้องฉาย

                     - พนักงานดูแลห้องฉายมีไม่เพียงพอ

                     - เมื่อฉายภาพยนตร์แล้วพนักงานต้องไปทำที่โรงอื่นๆหากเกิดการขัดข้องก็ไม่สามารถแก้ไขได้ทันท่วงที

                3. แผนกจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์ ทำหน้าที่

                     - ปฏิบัติตามแผนงานเพื่อสร้างยอดขายให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด

       - ให้บริการกับลูกค้าเพื่อก่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดี

       - ให้ข้อมูลที่ถูกต้องกับลูกค้า

                ปัญหาแผนกจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์

                       - พนักงานคิดราคาตั๋วภาพยนตร์ผิดพลาด
                     - ระบบการเงินภายในไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ

ฝ่ายประชาสัมพันธ์

                1.แผนกสื่อโฆษณา ทำหน้าที่

                     - เผยแพร่ข่าวสาร กิจกรรมต่างๆให้ลูกค้าได้ทราบทุกช่องทาง

                     - ผลิตสื่อที่มีคุณภาพและเชื่อถือได้และเป็นธรรม

                     - สามารถตอบปัญหาที่ลูกค้าข้องใจได้อย่างกระจ่างแจ้ง

                ปัญหาแผนกสื่อโฆษณา

                      - อุปกรณ์สื่อประชาสัมพันธ์มีจำนวนมากและใช้ไม่หมด ทำให้ศูนย์เสียต้นทุน

                      - พื้นที่มีขนาดใหญ่ ทำให้การบริการและการประชาสัมพันธ์ไปได้ไม่ทั่วถึง

                2. แผนกบริการลูกค้า ทำหน้าที่

                      - อำนวยความสะดวกด้านต่างๆให้แก่ลูกค้า

                ปัญหาแผนกบริการลูกค้า

                     - อำนวยความสะดวกได้ไม่เต็มที่เพราะเจ้าหน้าที่มีน้อยลูกค้ามีมาก

ฝ่ายบริหาร

                1. แผนกเจ้าหน้าที่ ทำหน้าที่

                                 - ควบคุมดูแลความสะอาดและความเรียบร้อยให้กับสถานที่

      - ควบคุมเจ้าหน้าที่และพนักงานร้านค้าให้อยู่ในกฏระเบียบของศูนย์การค้า

      - ดูแลรักษาอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ ทรัพย์สินของบริษัทฯ ให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ

      - อำนวยความสะดวก และควบคุมดูแลการจัดงานโปรโมชั่นต่างๆ

                ปัญหาแผนกเจ้าหน้าที่

                     - การควบคุมเจ้าหน้าที่เป็นไปได้ยากเพราะตรวจสอบได้ยากว่าใครเป็นผู้กระทำความผิด

                2. แผนกซ่อมบำรุง ทำหน้าที่

                     - ดูแลงานระบบต่างๆ เช่น ระบบไฟฟ้า, ระบบปรับอากาศ

       - ให้บริการและประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

       - วางแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักรกลต่างที่ใช้งานในองค์กร

                ปัญหาแผนกซ่อมบำรุง

                      - มีจำนวนช่างซ่อมบำรุงเยอะเกินไป

                      - การประสานงานกับฝ่ายต่างๆทำได้ช้าและยุ่งยาก

ฝ่ายสารสนเทศ

                1. แผนกระบบ ทำหน้าที่

                          - วิเคราะห์และประเมินผลเพื่อหาความเป็นไปได้ของระบบเพื่อให้สอดคล้องกับ Business

        - จัดทำเอกสาร ARS, Spec, ER-Diagram, Workflow

        - จัดทำ Test script ทดสอบระบบ ติดตามแก้ไขปัญหาที่พบได้

                ปัญหาแผนกระบบ

                        - ขาดพนักงานที่มีความรู้และประสบการณ์

                2. แผนกออกแบบ ทำหน้าที่

                        - ออกแบบ ตกแต่งภายในโรงภาพยนตร์/ สำนักงานใหญ่

        - สรุปเปรียบเทียบราคาผู้รับเหมา

                ปัญหาแผนกออกแบบ

                      - มีปัญหาเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบและตกแต่งภายใน

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกธุรการ-การเงินกับแผนกพนักงาน

                - พนักงานเข้าออกไม่เป็นเวลาจึงไม่สามรถตรวจสอบเวลาทำงานได้

                - พนักงานขาดงานแบบไม่มีสาเหตุ

                - ตรวจสอบเวลาทำงานจริงของพนักงานได้ยาก

ปัญหาระหว่างแผนกห้องฉายกับแผนกซ่อมบำรุง

                - ห้องฉายไม่สามารถทำงานได้เพราะอุปกรณ์ชำรุดแผนกช่างซ่อมไม่มาซ่อม

                - ยอดขายตั๋วอาจลดลงได้

ปัญหาระหว่างแผนกจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์กับแผนกธุรการ-การเงิน

                - จำนวนตั๋วที่ขายออกกับจำนวนเงินที่รับเข้าไม่ตรงกัน

                - พนักงานทั้งสองแผนกอาจมีการทะเลาะกัน

ปัญหาระหว่างแผนกสื่อโฆษณากับแผนกออกแบบ

                - ไม่สามารถโฆษณาสินค้าได้เพราะแผนกออกแบบไม่ส่งมอบงานให้

                - ลูกค้าไม่สามารถรับรู้ถึงข่าวสารของกิจการ

ปัญหาระหว่างแผนกบริการลูกค้ากับแผนกจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์

                - แผนกจอง-จำหน่ายตั๋วมีการจ่ายตั๋วผิดพลาดทำให้แผนกบริการลูกค้าต้องโดนติและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าแทน

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกธุรการ-การเงิน

                - แผนกซ่อมบำรุงไม่สามารถทำงานได้เพราะไม่ได้รับเงินจากฝ่ายธุรการ-การเงิน

ปัญหาระหว่างแผนกระบบ กับ จอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์

                - แผนกระบบ ทำระบบผิดพลาดจึงทำให้การจ่ายตั๋วคลาดเคลื่อนและทำให้เกิดผลกระทบกับแผนกต่างๆ

ปัญหาระหว่างแผนกออกแบบกับแผนกสื่อโฆษณา

                - สื่อโฆษณาไม่ได้กำหนดวันเวลาที่จะส่งมอบงานให้แน่ชัดจึงทำให้ไม่เข้าใจในการส่งมอบงาน

สรุปปัญหาทั้งหมด

1. พนักงาน มีปัญหากัน เกิดการเกี่ยงกันทำงาน

2. การประชาสัมพันธ์ การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

3. อุปกรณ์เกิดการชำรุดจึงไม่สามารถใช้งานได้

4. ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง

5. พบข้อบกพร่องของระบบ เช่น ระบบจ่ายตั๋วคาดเคลื่อน

6. บุคลากรในการทำงานมีจำนวนมาเกินไป

7. บุคลากรขาดความรู้ ทักษะด้านต่างๆ

8. ตรวจสอบการทำงานของพนักได้ยาก

9. การซ่อมบำรุงอุปกรณ์ทำได้ช้าเพราะเกิดการเกี่ยงงานกัน

10. หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทก็จะทำให้ประชาสัมพันธ์ได้        ไม่ดีนัก

11. การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายยังไม่มีประสิทธิภาพ

12. สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

13. อัพเดตข้อมูลการตลาดไม่ทันฝ่ายคู่แข่ง

14. แต่ละฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือทำให้การติดต่อแต่ละฝ่ายไม่ราบรื่น

15. การอนุมัติไปยังแผนกต่างๆทำได้ช้าเพราะขาดหลักฐานทางการเงิน

16. จำนวนตั๋วที่ขายออกกับจำนวนเงินที่รับเข้าไม่ตรงกัน

17. มาตรฐานในการทำงานไม่ชัดเจน

18. การค้นหาเอกสารทำได้ยากและเสียเวลา

ระบบที่ต้องการพัฒนา

   1. ระบบธุรการ-การเงิน  เพื่อจัดทำระบบการเงินให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่ายและสะดวกต่อการทำงาน

   2. ระบบจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์  เพื่อให้การจอง-จำหน่ายตั๋วภาพยนตร์แก่ลูกค้าไม่มีข้อผิดพลาดและเป็นที่พอใจทั้งสองฝ่าย

ประเมินความต้องการของบริษัท

ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร

แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data Entities)

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

             1. เพิ่มจำนวนลูกค้า

             2. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

             3. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท

             4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
             5. เพิ่มผลกำไร